de Jan Goller

Tanto profesionales como empresas lo tienen en común: la pérdida de tiempo en reuniones improductivas. España cuenta solo con un índice de productividad del 31,5 %, según los datos de un informe de EAE Business School. Pero, ¿cuáles son las principales claves a tener en cuenta para tener reuniones realmente útiles y productivas? Las hemos apuntado todas para ti. 

Seguir una agenda ya preparada es esencial en las reuniones

  • Agenda: El primer paso para que una reunión sea realmente productiva es preparar previamente una agenda que resuma todos los puntos a tratar. De esta forma, si los profesionales siguen la agenda durante su encuentro, será mucho más sencillo no desviarse. Así la reunión se centrará más en los temas realmente importantes y se establecerá una pauta a seguir.
  • Lugar y formato: Las nuevas tecnologías y los espacios de trabajo flexible son aliados a la hora de organizar reuniones con miembros ubicados en diferentes puntos del planeta. La videoconferencia te permite contar en la reunión con una experiencia sensorial. Esto facilita la comunicación tanto verbal como gestual entre los diferentes profesionales involucrados.

  • Puntualidad: Respetar los tiempos fijados para una reunión es imprescindible para minimizar la pérdida de tiempo de todos. Es importante acabar a tiempo la reunión porque los grandes directivos suelen encadenar una reunión tras otra. De esta manera, pueden empezar su siguiente reunión puntual.
  • Transparencia: Uno de los principales propósitos de las reuniones es el de poner toda la información sobre determinados proyectos sobre la mesa. Así, se evitan cauces de comunicación alternativos que entorpezcan el desarrollo del proyecto. Por eso es importante que los profesionales sean transparentes a la hora de exponer sus dudas y sugerencias. Todo el equipo dedicado debe tener la misma información para desarrollar su parte siguiendo la estrategia marcada.



Un informe de reunión te ayuda para estar bien informado

  • Asignación de tareas: Este debe ser el objetivo de todas las reuniones. Se trata de asegurar así que el proyecto seguirá en marcha por los cauces marcados. Es imprescindible que durante la reunión se marque claramente qué profesionales o equipos serán responsables de cada una de las tareas que se establezcan. Así se puede facilitar su seguimiento.
  • Informe de reunión: Igual que la agenda, seleccionar a una persona que se encargue de resumir a posteriori todos los puntos tratados en la reunión es la clave para asegurar el éxito del encuentro. Este informe de reunión debe incluir todas las conclusiones que se han obtenido tras tratar todos los temas de la reunión. También debe incluir un listado de tareas marcando claramente quién será el responsable de cada una de ellas y los deadlines fijados. Este informe de reunión servirá como punto de partida para diseñar la agenda de la próxima reunión sobre el mismo proyecto.